Электронный
методический кабинет

Облік праці і заробітної праці

Кельдер Т.Л. • Системи обробки економічної інформації (ua) 
Системна обробка інформації щодо обліку праці і заробітної плати є однією з самих різноманітних, складних і трудомістких ділянок роботи. Це і зрозуміло. Як показують дослідження за трудомісткістю ця ділянка становить майже одну третину від всього обліку по підприємству, але тільки десята частина цієї ділянки не повністю піддається механізації або автоматизації.

Реалізація на практиці процесу справедливого розподілення матеріальних благ. А також пов’язаний з цим контроль цілком і повністю залежить від вірної організації (на науковій основі) праці і достовірного нарахування заробітної плати. Без цього навряд чи можна установити необхідний контроль за мірою праці і мірою винагородження за неї, за виконання виробничого плану, плану по праці і заробітній платі, а також за рівнем і зрістом їх продуктивності.

Повне і своєчасне збирання і обробка інформації по обліку праці і заробітної плати, а також її передача до користувачів неможливі без застосування повних методів і сучасних засобів, без перебудови апарату управління, без нових організаційних форм у використанні результатів обробки цієї інформації.



При системному розв’язанні питання про облік праці і заробітної плати велике значення має умовно-постійна (нормативна, довідкова та інша) інформація, яка в даному разі характеризує переважно постійних виконавців (людей і механізми) та постійні процеси (технологічні операції). Тому у першу чергу зміст по обліку праці і заробітної плати неодмінно повинна входити інформація про виконавців (облік складу працівників). Табельний облік виходів працівників на роботу, визначення тривалості відпусток (профспілкових, про навчання тощо) і нарахування заробітної плати за ці відпустки, вислугу років тощо пов’язані з обліком складу працівників. Важливе значення має і пов’язаний з цим облік соціального становища працівників, їх сімейного складу, житлових умов та інше.

Для правильної оплати потрібні достовірний і своєчасний облік виробітку та визначення його якості. Облік виробітку і його оплати - найбільш трудомістка ділянка роботи, вона складається з ряду проміжних операцій, що в різній мірі піддаються механізації або автоматизації.

Зрозуміло, що найефективнішим засобом обліку виробітку вважають різні автоматичні лічильники, які безпосередньо зв’язані з ЕОМ. Проте, ці лічильники не повсюди можливо застосувати. Застосування ПЕОМ у вигляді АРМ, а також широке використання умовно-постійної інформації значно поліпшує облік виробітку і знижує його трудомісткість. Методи збирання таких показників розглянуто у розділі 4. При цьому зазначимо, що облік показників про виробіток (виготовлення деталей, виробів) безпосередньо відноситься до обліку готової продукції і одночасно ці ж данні використовуються для нарахування відрядної заробітної плати. Так здійснюється зв’язок цими ділянками обліку, а також взаємоконтроль цих показників.

До даної ділянки обліку належить також розрахунки податків та інших утримань і внесків, розрахунки з робітниками, службовцями і третіми особами (організаціями) тощо - все це можна робити на ПЕОМ разом з вищезазначеними розрахунками.

Розподіл нарахування заробітної плати за напрямками затрат і виробничими рахунками, а потім калькуляція (разом з іншими елементами затрат) собівартості виготовленої продукції також є важливою і невід’ємною частиною роботи цієї ділянки.

Заключною частиною роботи на цій ділянці є автоматизоване одержання показників, що необхідні для установленої зведеної звітності, проведення комплексного економічного аналізу затрат праці і нарахованої заробітної плати. Крім того, завдяки використання ПЕОМ у вигляді АРМ, з’явилась можливість збирати інформацію у ритмі виробництва. А це значить, що з’явилась реальна можливість здійснювати у такому ж ритмі інформування керівників і фахівців різних рівнів про трудові процеси, які відбуваються на виробництві.

Таким чином, при системному збиранні і обробці інформації по обліку праці і заробітної плати забезпечується:

облік складу і руху працівників та складання (по різних якісних і демографічних ознаках) всіх необхідних розробок, які характеризують кадровий склад підприємства, а також всі його соціальні проблеми;

табельний облік робітників і службовців, а також облік використання робочого часу у різних аспектах;

автоматизоване збирання інформації у ритмі виробництва про виробітки робітників - відрядників на виробництві, та про інші процеси;

облік і групування заробітної плати (виробітків) щодо кожного працівника і в цілому по замовленню (виробу, коду виробничих затрат), цехах або дільницях, підприємству в цілому;

нарахування заробітної плати працівникам, які знаходяться на окладі і працівникам-відрядникам, а також різних доплат, премій, виплат тощо;

розподіл нарахованої заробітної плати за видами оплат, категоріями і професіями працівників, по цехах, дільницях і підприємству в цілому, а також контроль за витраченням фонду заробітної плати;

облік виконання норм виробітку робітникам-відрядникам з наступним групуванням цих показників по професіях;

облік і розрахунки сум для соціального страхування і належних платежів у бюджет тощо;

облік утримань податків і різних внесків за їх видами і по кожному працівнику, по третіх особах (організаціях і установах);

аналітичний і синтетичний облік розрахунків з робітниками і службовцями;

автоматизоване одержування необхідних показників для заповнення установленої зведеної звітності про працю і заробітну плату, а також для проведення економічного аналізу показників цієї ділянки обліку;

автоматизоване (у ритмі виробництва) інформування (по каналах зв’язку) керівників і фахівців різних рівнів про кадровий стан і його рух, трудову дисципліну робітників і їх виробітки, виконання планів, використування фонду заробітної плати тощо.

Підвищення ефективності праці, посилення ефективного зацікавлення і відповідальності за наслідок праці, формування у працівників господарського ставлення до використання засобів виробництва, особливо в умовах ринкової економіки, сприяє: повсюдне впровадження госпрозрахунку і підряду (особисте зацікавлення робітників в результаті своєї праці); включення до складу сформованих комплексних бригад, крім робітників, також і інженерно-технічних працівників і інших фахівців; переведення на підрядну форму виробництва дільниць, цехів, інших структурних одиниць шляхом укладення договорів між даним колективом і адміністрацією підприємства з закріпленням необхідного майна за відповідними підрозділами і оплатою праці по тривалих нормативах і кінцевими результатами.

Удосконаленню методів і структури апарату управління виробництвом сприяє збирання у ритмі виробництва і попередня обробка первинної (разом з іншою умовно-постійною) інформацією на місцях, де виникає і використовується у першу чергу ця інформація, а потім і забезпечення цією ж інформацією інших зацікавлених в ній користувачів різних рівнів.

Первинні данні, на основі яких формуються фактичні показники по обліку праці і заробітної плати, включаючи облік кадрів і використання робочого часу, відображаються у типових формах первинних документів. Збирання цих даних здійснюється, як правило, згідно з порядком, який описаний у розділі 4. Фрагмент з переліку перших документів і формуємих на їх основі оперативних масивів (з зазначенням їх основного змісту) по обліку праці і заробітної плати приведений у табл. 5.7.

Зібранні у ритмі виробництва первинні (фактичні) дані потім переноситься до бази даних, де використовуються для господарського узагальненого обліку, заповнення установленої зведеної звітності, проведення економічного аналізу та інше.

На практиці використовуються різні варіанти автоматизованого збирання і обробки інформації з обліку праці і заробітної плати, вибір яких в значній мірі залежить, з одного боку від типу виробництва, особливостей його організації і технології; організації і форми оплати праці; застосованих форм первинних документів і їх структурою; системи централізованого, децентралізованого або змішаного облікового процесу, форм обліку тощо; з другого боку - типу, класу, комплектності застосованих обчислювальних машин і засобів периферійної техніки; методів організації інформаційного забезпечення; ступеню механізації і автоматизації нормативно-планових розрахунків тощо.

Організація системної обробки інформації на цій ділянці обліку дозволяє одержати всі необхідні показники, які потрібні і використовуються як в управлінні виробництвом і проведенні економічного аналізу, так і для обліку і контролю, складання установленої зведеної звітності тощо. Однак, існує типовий вибір вихідних показників. Які можна одержати у процесі системної обробки даних при обліку праці і заробітної плати. Фрагмент з переліку основних вихідних показників, що формуються у блоці 3 при автоматизації обліку праці і заробітної плати, та їх інформаційного забезпечення, приведений у таблиці 5.8. Формування цих показників здійснюється у різних аспектах і за різні періоди часу, а також з початку року наростаючим підсумком.

Створення автоматизованих робочих місць фахівців, що відповідають за облік кадрів і робочого часу, праці і заробітної плати, а також наявність розподільної бази (баз) даних, в якій нагромаджуються усі необхідні дані на цій ділянці обліку, дозволяє своєчасно і повно збирати і обробляти цю інформацію у потрібних аспектах і видавати її користувачам як на екрани ПЕОМ, так і на паперові носії.

За останні роки спрощена організація розрахунків по утриманню державних податків з робітників і службовців. Так, прибутковий податок утримується з заробітної плати, яка нарахована у поточному місяці (раніше - за минулий місяць). Тепер не треба створювати спеціальний масив для розрахунків (у наступному місяці) прибуткового податку, тому що ці податки розраховуються автоматично за спеціальними формулами (програмі) зараз же після нарахування заробітної плати робітникам і службовцям, тобто при складанні розрахунково-платіжних документів. Так само здійснюються інші розрахунки і утримання.

Різні довгострокові внески з заробітної плати робітниками і службовцями (на оплату куплених товарів в кредит, на погашення позики, внески за особисте страхування та інше) також одночасно утримуються при складанні розрахунково-платіжних документів у початковому місяці.

Слід також указати на інформаційний взаємозв’язок цієї ділянки з обліком готової продукції (відносно даних при виготовленні деталей і складанні виробів, які стосуються поопераційного обліку), з розрахунками з бюджетом, третіми особами (організаціями) тощо.

Порядок формування даних розглянемо на прикладу обліку і контролю виробітку і нарахування заробітної плати. Метою формування цих даних є одержання оброблених даних, що характеризують щоденні нараховані суми заробітної плати за виконані в індивідуальному або бригадному порядку роботи, а потім накопичення цих даних щодо кожного робітника-відрядника за звітний місяць.

Щоб одержати зазначені дані треба використати, з одного боку, оперативний масив поопераційного обліку індивідуального (OPEVIRI) або бригадного (OPEVBRI) виробітку робітників-відрядників, який формується за порядком, що зазначений у розділі 4; з другого боку - умовно-постійний масив технологічних операцій з нормованим часом і розцінками на роботи, що виконуються на виробництві, наприклад при виготовлені партії деталей (база даних загального призначення). При цьому розрахунок нормативного і індивідуального або бригадного часу, а також суми індивідуального або бригадного заробітку визначається множенням даних про зазначений виробіток відповідно на нормований час, який потрібен для виконання тієї чи іншої технологічної операції, або на розцінок, розраховується на цю операцію (відповідно до тарифної позиції і ставки).

Розподіл розрахованих таким чином бригадних показників (загального, на бригаду нормованого часу і заробітку) поміж членами бригади здійснюється порядком, який існує на підприємстві, наприклад, з урахуванням коефіцієнта трудової участі працівника, фактично відпрацьованого часу як кожним робітником, так і бригадою (усіма робітниками), а також тарифної ставки робітників-відрядників.

Процент виконання норм виробітку робітником або бригадою визначається як частка від ділення величини загального нормованого часу (підсумок за день, тиждень тощо) на фактично відпрацьований час (за цей же період) з наступним множенням одержаної величини на 100.

Одержанні таким чином величини - нормований час і сума заробітної плати - потім фіксується щодо кожного робітника для накопичення за звітний період (місяць) у похідний масив по обліку відрядної заробітної плати ZARSDLT.

Розраховані дані про нормований час і заробітну плату та процент виконання норм виробітку робітниками можна показати на екрані ПЕОМ для відома робітників, а також передати по каналах зв’язку для інших користувачів і фахівців різних рівнів. Крім того, сформовані за період з 1-го по 15-е число дані про фактичний заробіток можна використати (при без авансової системі) для визначення величини заробітної плати робітників за першу половину місяця. Ця величина заробітної плати може бути визначена як різниця між величиною фактичного заробітку і, наприклад, десятю відсотками цього заробітку (для погашення частини податків і внесків) з округленням одержаної суми до одного (десяти) карбованців. Отримані таким чином результати заносять до похідного масиву про облік утримань з заробітної плати працівників UDZART. Цей масив використовується, з одного боку, для складання платіжної відомості на виплату заробітної плати за першу половину місяця, з другого - для утримання цих сум при складанні розрахунково-платіжних документів за місяць в цілому.

Таблиця 5.7.

Фрагмент з переліку основних первинних документів і формуємих на їх основі оперативних масивів по праці і заробітної плати

1. Особиста картка працівника, картка обліку спеціалістів з вищою і середньою освітою - LKPRKDR

Оперативний масив обліку прийнятих (наявності) працівників - OPPRKDR

Основний зміст: табельний номер, ім’я та по батькові працівника; дата і вид приймання на роботу та номер показу; коди структурного підрозділу, категорії, професії, розряду; дата (число, місяць, рік) народження; ознака полу; код освіти; в якому році і який навчальний заклад закінчив; код спеціальності за освітою; знання (якої) іноземної мови; загальний і безперервний стаж роботи (рік, місяць, день, з яких обчислюється стаж); родинний стан; стан родини, включаючи дату народження дітей; код оподаткування державними податками; відомості про військовий облік тощо. Крім того запис про дату, номер наказу і причину припинення трудового договору.

2. Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору - PRUVKDR

Оперативний масив обліку про вибуття працівника - OPUVKDR

Основний зміст: табельний номер працівника, дата і номер наказу, коди структурного підрозділу і причини припинення трудового договору.

3. Табельний облік використання робочого часу - TABVRT

Оперативний масив обліку використання робочого часу - OPTBVRT

Основний зміст: місяць; код структурного підрозділу; табельний номер; фактично відпрацьований час (години або дні); кількість неявок (днів), у тому числі з причин: хвороба, відпустка, прогули тощо.

4. Заява працівника про внески з заробітної плати (на особистий рахунок до ощадної каси, індивідуальне страхування, за одержані товари в кредит, інші внески) - VZNPOST

Оперативний масив обліку внесків працівників з заробітної плати - OPVZNT

Основний зміст: місяць початку внеску; код структурного підрозділу; табельний номер; вид внеску; сума внеску; номер і дата документа; назва організації для перерахування внесених сум і її реквізити; номер особистого рахунку працівника; величина внесеної суми та інше.

5. Похідний мастив про облік нарахованої заробітної плати (по даних оперативних масивів обліку використання робочого часу - OPTBVRT і поопераційного обліку індивідуального або бригадного виробітку робітників-відрядників - OPEVIRI, OPEVBRI - див. табл. 5.9.)

Основний зміст: місяць; коди структурного підрозділу, виду оплати; табельний номер; нормований і (або) фактично відпрацьований час; сума заробітку; код виробничих затрат.

6. Похідний масив про облік утримань з заробітної плати працівників (складається у процесі розрахунків та інше) - UDZART

Основний зміст: місяць; коди структурного підрозділу і виду утримань; табельний номер працівника; сума утримань.

Таблиця 5.8

Фрагмент з переліку основних вихідних показників, що формуються у блоці 3 при автоматизації обліку праці і заробітної плати, та їх інформаційне забезпечення

1. Облік робочого часу робітників і службовців.

1.1. Формування даних про робочий час.

1.1.1. Щоденний облік виходів на роботу і залишення роботи робітників і службовців - масив OPTBVRT

1.1.2. Узагальнення даних про робочий час робітників і службовців по підприємству в цілому за звітний період - масив IOPTBVRT

1.1.3. Теж, з початку року наростаючим підсумком - масив IOPTBVRT, ?OPTBVRT

TO = 1TO + TO; TP = 1TP + TP; TF = 1TF + TF;

# TO = 1TO; # TP = 1TP; # TF = 1TF.

2. Облік наявності і руху кадрів (персонала)

2.1. Формування даних про наявність і руху кадрів

2.1.1. Надходження на роботу (звільнення) по різних ознаках за звітний період - масив OPPRKDR, де Nkrn = 1

2.1.2. Узагальнення даних про рух кадрів по різних ознаках по підприємству в цілому за звітний період - масив IOPPRKDR

2.1.3. Теж, з початку року наростаючими підсумками - масив IOPPRKDR, OPPRKDR

2.1.4. Наявність кадрів по різних ознаках на установлену дату - масив IOPPRKDR

2.2. Формування даних для складання установленої зведеної звітності по кадрах (теж, що і в п. 2.1)

3. Облік праці і нарахованої заробітної плати.

3.1. Формування даних про відрядну заробітну плату (див. нижче текст).

3.2. Узагальнення даних про нараховану заробітну плату

3.2.1. За категоріями персоналу, видами оплат, структурними підрозділами і підприємству в цілому за звітний період - масив ZARSDLT

3.2.2. Теж, з початку року наростаючим підсумком - масиви IZARSLDT, *ZARSLDT

4. Облік утримань і внесків з заробітної плати

4.1. Формування даних про утримання і внески з заробітної плати за їх видами за звітній період - масив UDZART

Та інше.

В зазначених формулах використані такі позначення: d - дата; c - цех, відділ; k - категорія персоналу; r - розряд, професія; e - зміна; q - вид оплат, утримань і внесків; n - табельний номер; p та v - види приймання і вибуття; KD - кількість робочих днів; TP і TO - загальний час передчасного залишення роботи або запізнення на роботу; tV і tZ - час виходу на роботу і передчасного залишення роботи; tP і tK - час режимного початку і кінця зміни; TR - тривалість робочого часу; TF - підсумок фактичного робочого часу; NR і NZ - кількість прийнятих і звільнених робітників; NP і NF - наявність робітників на початок і кінець періоду; S і U - суми нарахованої заробітної плати, утримань і внесків; 1TO, 1TP, 1TF, 1NR, 1NZ, 1S - відповідні підсумки за p місяців з початку року (без m - го звітного місяця); *TO, *TP, *TF, *NR, *NZ, *S - відповідні підсумки за p + m місяців початку року (включаючи m - й звітний); #*TO, #*TP, #*TF, #*NR, #*NZ, #*S - переформовані підсумки кінця звітного періоду (p + m) на підсумок початку наступного (p) періоду.